Waar moet je voor waken om te voorkomen dat zelforganisatie of zelfsturing uitloopt op een teleurstelling of tegenvaller?

 

Geen tijd & aandacht voor transitie

Er wordt vaak onvoldoende tijd genomen om mensen die tot dan toe geen enkele zeggenschap hadden, te helpen om hun nieuwe verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Bij succesvolle zelforganiserende teams is er tijd en energie uitgetrokken om te sturen naar zelforganisatie. Er is tijd voor nodig om de mensen te helpen om hun nieuwe verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Medewerkers leren om gelijkwaardig met elkaar samen te werken en gezamenlijk besluiten te nemen. Ze kunnen problemen of onderlinge conflicten niet meer op het bordje van de manager leggen. De inrichting van de organisatie moet worden aangepast, de taak van stafdiensten herbezien in het licht van zelforganiserende teams en oude protocollen, regels en systemen (zoals beloningsstelsels) moeten worden aangepast.

 

Geen afgebakende teamtaak

Het team heeft dezelfde uitvoerende taken als voorheen maar heeft niet de verantwoordelijkheid voor een betekenisvolle teamtaak. Succesvolle zelforganiserende teams hebben een gemeenschappelijk doel en een afgebakende klant (-groep). De teamleden dragen een gedeelde verantwoordelijkheid voor de teamprestaties. Een team dat zelfsturend wordt, verricht niet alleen dezelfde uitvoerende taken als voorheen, maar neemt ook het regelen en coördineren op zich van alle samenhangende activiteiten die nodig zijn om als team een volledig product of dienst te leveren, zoals onderhoud, inkoop, (personeels-)planning en kwaliteitscontrole. In een succesvol zelforganiserend team zijn de regelende taken die voorheen bij een manager lagen, geïntegreerd in het team.

 

Oude controle reflexen

Managers kunnen moeilijk wennen aan een nieuwe rol op afstand en durven de verantwoordelijkheid niet uit handen te geven. Leidinggevenden moeten leren ruimte en vertrouwen te geven. Dat betekent niet dat er geen leiding meer is. Er is wel degelijk richting nodig, alleen verschuift het richting geven door leidinggevenden van het hoe naar het wat en het waarom. Zelforganisatie dwingt leidinggevenden om met een frisse blik te kijken vanuit het ‘waartoe’ van de organisatie en van daaruit de organisatie mogelijk anders in te richten. Ze moeten dus wel degelijk sturen, maar op andere zaken, zoals op het uitzetten van de grote lijnen, het afbreken van oude hiërarchische structuren die zelforganisatie door medewerkers belemmeren en het regisseren van de transitie naar een zelforganiserende organisatie.

Een andere belangrijke voorwaarde voor het succes van zelforganiserende teams is het perspectief van waaruit leidinggevenden naar medewerkers en hun prestaties kijken. Gaan ze ervan uit dat mensen weinig ambitie hebben en het liefst geen verantwoordelijkheid dragen of geloven ze juist dat mensen van nature graag werken, zichzelf kunnen sturen en willen leren?

Terug naar Zelforganisatie